آموزش راه اندازی و صدور سند افتتاحیه در نرم افزار سپیدار
نرم افزار سپیدار همکاران سیستم مناسب شرکت های فعال در حوزه های مختلف مانند شرکتهای بازرگانی،تولیدی،پیمانکاری و خدماتی است. در این مقاله فرآیند راه اندازی و صدور سند افتتاحیه در نرم افزار سپیدار همکاران سیستم را آموزش می دهیم.
فرآیند راه اندازی نرم افزار سپیدار و ثبت اطلاعات استقرار
اگر به تازگی نرم افزار سپیدار را تهیه کرده اید در این مقاله با تمام مراحل راه اندازی نرم افزار سپیدار سیستم آشنا میشوید.
برای ثبت اطلاعات استقرار در سیستم لازم است که طبق فرآیند زیر عمل نمایید.
گام اول : تعریف سال مالی
- در منوی سمت راست ، وارد قسمت تنظیمات شده و در قسمت عملیات گزینه “سال مالی جدید” را انتخاب نمایید .
در فرم تعریف سال مالی عنوان ،تاریخ شروع و تاریخ پایان دوره مالی خود را وارد نمایید و در نهایت از قسمت بالای صفحه ذخیره را انتخاب نمایید.
در تعریف سال مالی به نکات زیر توجه داشته باشید :
- با تعریف اولین سال مالی امکان تعریف سال های مالی قبل از آن وجود ندارد.
- سال های مالی لازم است که کوچکتر یا مساوی با 365 روز باشد
در نظر داشته باشید که فرآیند استقرار سیستم سپیدار فقط در اولین سال مالی امکان پذیر است .
گام دوم : ثبت مانده بدهکاران یا حساب های دریافتنی
- در منوی سمت راست ، وارد قسمت شرکت شده و در قسمت عملیات گزینه “طرف حساب جدید” را انتخاب نمایید .
در فرم تعریف طرف حساب میتوانید مشتریان حقیقی و حقوقی را تعریف نمایید و مانده ابتدای دوره آنها تا تاریخ شروع سال مالی در سپیدار ثبت نمایید.
این نکته را در نظر داشته باشید فقط در اولین سال مالی و قبل از صدور سند افتتاحیه میتوانید برای طرف حساب مانده ابتدای دوره ثبت نمایید.
ثبت مانده بستانکاران یا حساب های پرداختنی
- در منوی سمت راست ، وارد قسمت شرکت شده و در قسمت عملیات گزینه “طرف حساب جدید” را انتخاب نمایید .
در فرم تعریف طرف حساب میتوانید تامین کنندگان حقیقی و حقوقی را تعریف نمایید و مانده ابتدای دوره در سپیدار ثبت نمایید.
این نکته را در نظر داشته باشید فقط در اولین سال مالی و قبل از صدور سند افتتاحیه میتوانید برای طرف حساب مانده ابتدای دوره ثبت نمایید.
گام سوم : موجودی ابتدای دوره کالا
برای ثبت موجودی ابتدای دوره کالا ، ابتدا لازم است که انبار، واحد سنج و کالا تعریف شود:
- در منوی سمت راست ، وارد قسمت تامین کنندگان و انبار شده و از قسمت عملیات ” انبار ” را انتخاب نمایید.
در منوی سمت راست ، وارد قسمت تامیین کنندگان و انبار شده و از قسمت عملیات ” واحد سنجش” را انتخاب نمایید.
در منوی سمت راست ، وارد قسمت تامین کنندگان و انبار شده و از قسمت عملیات ” کالا / خدمت” را انتخاب نمایید.
در منوی سمت راست ، وارد قسمت تامین کنندگان و انبار شده و از قسمت عملیات ”رسید انبار” را انتخاب نمایید.
*در رسید انبار میتوانید موجودی ابتدای دوره کالاها را ثبت نمایید.
نکته : فقط در اولین سال مالی و قبل از صدور سند افتتاحیه میتوانید موجودی ابتدای دوره کالاها را ثبت نمایید
برای هر انبار فقط یک بار میتوانید رسید انبار از نوع موجودی ابتدای دوره ثبت نمایید به همین منظور تمامی کالاهایی که در یک انبار وجود دارد را در یک رسید انبار وارد نمایید.
گام چهارم : ثبت موجودی ابتدای دوره حساب های بانکی
- در منوی سمت راست ، وارد قسمت دریافت و پرداخت شده و از قسمت عملیات ” حساب بانکی” را انتخاب نمایید.
برای تعریف شعبه سلکتور را انتخاب کرده و در فرمی که باز می شود ، راست کلیک و جدید را انتخاب نمایید تا فرم تعریف شعبه نمایش داده شود.
نکته : تاریخ افتتاح حساب بانکی لازم است که کوچکتر یا مساوی تاریخ ابتدای سال مالی در سپیدار باشد.
گام پنجم : ثبت موجودی ابتدای دوره صندوق
- در منوی سمت راست ، وارد قسمت دریافت و پرداخت شده و از قسمت عملیات ” صندوق” را انتخاب نمایید.
نکته : فقط در اولین سال مالی و قبل از صدور سند افتتاحیه میتوانید موجودی ابتدای دوره صندوق را ثبت نمایید.
نکته : تاریخ افتتاح صندوق لازم است که کوچکتر یا مساوی تاریخ ابتدای سال مالی در سپیدار باشد.
گام ششم : ثبت چک های استقرار پرداختی
چنانچه چک پرداخت کرده اید و تا زمان استقرار ، چک های پرداختی هنوز وصول نشده اند چک های پرداختی به عنوان چک های پرداختی استقرار ثبت شوند.
- در منوی سمت راست ، وارد قسمت دریافت و پرداخت شده و از قسمت عملیات ” اعلامیه پرداخت” را انتخاب نمایید.
گام هفتم : ثبت چک های استقرار دریافتنی
چک های دریافتی هنوز وصول نشده اند را در سیستم باید به عنوان چک های دریافتی استقرار ثبت شوند.
- در منوی سمت راست ، وارد قسمت دریافت و پرداخت شده و از قسمت عملیات ” رسید دریافت” را انتخاب نمایید.
با توجه به اینکه چک های دریافتی استقراری میتوانند در وضعیت های نزد صندوق ، واگذار به بانک و واخواست باشند ، بنابراین در قسمت وضعیت استقرار میتوانید وضعیت چک را انتخاب کنید.
نکته : فقط در اولین سال مالی و قبل از صدور سند افتتاحیه میتوانید چک های دریافتی استقرار را ثبت نمایید.
نکته : تمامی چک های دریافتی به هر طرف حساب در یک رسید دریافت ثبت میشود.
گام هشتم: ثبت عملیات اول دوره
هنگامی که کلیه اطلاعات اولیه شرکت را ثبت کردید، حال میتواند عملیات ابتدای دوره را به پایان برسانید.
- در منوی سمت راست ، وارد قسمت شرکت شده و از قسمت عملیات ” عملیات اول دوره” را انتخاب نمایید.
در این فرم لیست تمامی اطلاعات که به صورت استقرار یا موجودی اول دوره ثبت شده است نمایش داده میشود
نکته : در نظر داشته باشید که پس از ویرایش اطلاعات حتما لازم است ، فرم عملیات اول دوره را ببندید و مجدد باز نمایید.
حال در قسمت تاریخ ، تاریخ صدور سند افتتاحیه و در قسمت معین افتتاحیه توضیحات مورد نیاز برای ثبت سند افتتاحیه را ثبت کنید.