مقدمه:
همانطور که میدانیم، با ایجاد مکانیزم های یکپارچه سازی بین نرم افزارهای مختلف در یک مجموعه کاری، میتوان با صرف کمترین زمان و هزینه از مزایای گردش یکپارچه اطلاعات بهره گرفت و اطلاعاتی نظیر :اطلاعات مالی مشتریان ،طرف حسابها ،فاکتورها، پیش فاکتورها ،دریافت ها و سایر اطلاعات را از نرم افزاری به نرم افزاری دیگر منتقل نموده و به نوعی نرم افزارها را با یکدیگر یکپارچه نمود.
در حال حاضر مجموعه هایی وجود دارند که دارای شعبات مجزا درنقاط مختلف هستند،که هرشعبه در حال استفاده از نسخه مجزا از نرم افزار دشت می باشد.
معمولا دفتر مرکزی نیز به یک نسخه از نرم افزار سپیدار مجهز می باشدکه بر رویداده های فروشگاه ها نظارت دارد.
مسأله ای که مطرح است این است که، این استقلال نرم افزاری در عین حال که مزایای خود را دارد، در مواردی که انتقال اطلاعات بین سیستم ها مدنظر باشد بدلیل عدم یکپارچگی بین سیستم ها، موجبات مغایرت، دوباره کاری،اتلاف هزینه و نیروی انسانی را سبب میگردد.
ما با بکارگیری تجارب قبلی خود در این حوزه، امکان این ارتباط و انتقال اطلاعات بین سیستم ها را با شرایط معین، تدارک دیده و در این مستند به معرفی آن می پردازیم:
انتقال اطلاعات از سپیدار به دشت:
سناریوی اجرایی بدین نحو میباشد که :پس از درج رسید انباردر برنامه سپیدار به نام انبار فروشگاه مورد نظر در نرم افزار سپیدار، بصورت اجرای موردی با دستور کاربر یا مطابق برنامه زمان بندی از قبل انجام شده، انتقال اطلاعات ازسپیدار به دشت بصورت خودکار با شرایط اشاره شده در جدول زیرانجام میگردد
موجودیت سپیدار | موجودیت معادل در دشت |
کالا/خدمت (تعریف ) | کالا / خدمت |
رسید انبار (درج ) | فاکتور خرید |
اعلامیه قیمت (درج) | قیمت فروش 1 |
انتقال اطلاعات از دشت به سپیدار:
سناریوی اجرایی بعدی بدین نحو است که : در موعدهای زمانی مشخص شده از قبل، بعنوان مثال: آخر هر روز کاری یا دوره دلخواه و بعد از اطمینان از نهایی شدن تراکنشهای مربوطه و بستن حساب صندوق داران در نرم افزاردشت، انتقال اطلاعات ازدشت به سپیدار بصورت با دستور کاربر یا بصورت خودکار و با شرایط اشاره شده در جدول زیرانجام خواهد شد:
موجودیت دشت | موجودیت معادل در سپیدار |
فاکتور فروش |
· درج فاکتور فروش با نام طرف حساب (مشتری عمومی ) به صورت تجمیع روزانه و نوع فروش (فروشگاه )
· صدور حواله خروج از انبار به نام انبار هر فروشگاه · درج رسید دریافت بابت تسویه فاکتور (اختیاری ) |
فاکتور برگشتی (مرجوعی ) |
· درج فاکتور فروش برگشتی
· صدور حواله برگشت خروج از انبار به نام انبار هر فروشگاه · درج اعلامیه پرداخت |
ملاحضات اجرایی :
- راهکار اشاره شده، صرفا برای شعبه های توافق شده اجرا شده و برای شعبات جدید بایستی توافق جدید صورت پذیرد.
- انتقال اطلاعات ، برای تمامی اسناد توافق شده در فرآیند کاری، برمبنای کد کالای خریداری شده در سپیداریا کالای فروش رفته در نرم افزار دشت تفکیک و درج خواهد شد ومقایسه بر اساس شرح کالا نخواهد بود.
- ملاک مقایسه بین موجودیت های دو نرم افزار و انجام رویه ی انتقال اطلاعات،داده های ثبت شده در نرم افزار، در زمان انتقال اطلاعات میباشد و حذف یا بروز رسانی داده ها،بعد ازانجام عملیات انتقال آنها به نرم افزارمقصد، بصورت خودکارامکان پذیر نبوده و بایستی توسط کاربر مدیریت شود.
- برای اتصال دو نرم افزار دشت وسپیدار در شرایطی که در یک شبکه محلی قرار ندارند، بایستی از بستر اینترنت استفاده گردد. برای این منظوراستفاده ازIPثابت (برای نرم افزار دشت) دراین شرایط ضروری می باشد.
- چنانچه سیستم سرور دشت یا سپیدار، بنا به هر دلیلی خاموش بوده یا به اینترنت دسترسی نداشته باشد،امکان انتقال اطلاعات میسر نخواهد بود.
- موارد منتقل شده در دیتابیس های سپیدار مقصد، همگی با نام کاربری<سرپرست> بعنوان ثبت کننده و ویرایش کننده درج خواهد شد.
- مواردی که بدلیل نقض ساختار بانک اطلاعاتی مقصد امکان انتقال را ندارند، بصورت فهرست در رابط نرم افزاری مربوطه قابل مشاهده خواهد بود و انتقال متوقف خواهد شد.
مسئولیت تهیه نسخه پشتیبان از نرم افزارهای دشت و سپیدار، بصورت منظم و نگهداری آنها در شرایط مناسب(خارج از سرور اصلی )بعهده مشتری خواهد بود و محافظت از آلوده نشدن فایل ها به ویروس یا باج افزار جزو تعهدات مجری نمیباشد.
شرایط پشتیبانی :
محصولات نرم افزاری نیز، همانند سایر محصولات از سمت شرکت تولید کننده آن، نیازمند پشتیبانی هستند تا بهره برداری از آنها در نهایت کیفیت وسازگاری با ساختار کسب و کار خریدار، صورت پذیرد
- این واسط نرم افزاری، از تاریخ فروش مشمول ۶ ماه خدمات پشتیبانی می باشند که بعد از سپری شدن این دوره،خدمات پشتیبانی سالیانه مشمول هزینه و توافق مجزا میباشد.
انجام امور پشتیبانی شامل موارد زیر می باشند: - رفع مشکلات احتمالی بوجود آمده در امکانات موجود برنامه واسط ( بصورت: تلفنی، از راه دور)
- برطرف نموندن نواقص احتمالی دررویه های تعبیه شده در نرم افزار واسط.
- راهنمایی و پاسخگویی به سوالات و ابهامات کاربران در خصوص بهره برداری از محصول مذکور.
تبصره١: انجام تغییرات اساسی در محصولات اشاره شده که مستلزم بازنویسی تمام یا بخشی از پروژه گردد مشمول توافق جدید خواهد بود
تبصره٢: بدیهی است با توجه به فعالیت های انجام شده، رفع اشکالات بوجود آمده در سایر بخشهای نرم افزار که غیرمرتبط با فرآیند انتقال اطلاعات بین نرمافزارهای دشت و سپیدار باشد، شامل خدمات پشتیبانی نبوده و بایستی در قالب قرارداد پشتیبانی از شرکت سپیدار مطالبه گردد
مدت زمان اجرای پروژه :
- مدت زمان اجرای این پروژه، بعد ازتایید کتبی تمامی موارد مطرح شده در این پیشنهاد توسط مدیریت محترم، حداکثرسه روز کاری پس از انجام تشریفات مربوطه و تسویه حساب می باشد.